H μηχανοργάνωση του σύγχρονου εστιατορίου

Η κατάσταση

Οπως όλοι καλά γνωρίζουμε, στο χώρο της εστίασης, η μόνη σταθερά είναι η συνεχής αλλαγή.

Εντούτοις τα τελευταία αυτά δύο χρόνια ο ρυθμός με τον οποίο κινούνται οι αλλαγές αυτές έφερε νέες προκλήσεις στον κλάδο συνολικά αλλά και σε κάθε μία επιχείριση χωριστά.

Ετσι, ενώ τα προβλήματα έλλειψης εξειδικευμένου προσωπικού, οι αλλαγές στις καταναλωτικές συνήθειες με βασική την αύξηση του delivery, «γεννήθηκαν» την περίοδο αυτή, ο τρόπος με τον οποίο η κάθε επιχείριση «απαντά» σε αυτά τα προβλήματα, αλλάζει και τον τρόπο λειτουργίας της, συνεπώς και τη φυσιογνωμία της.

Η αναγκαστική αποστασιοποίηση των καταναλωτών με την αγορά, οδήγησε σε μεγαλύτερη εξοικίωση με τον κινητό τους τηλέφωνο και με το internet. Ετσι άρχισαν να αναζητούν εκεί τον τρόπο να καλύψουν τις ανάγκες τους.

Νέες έννοιες όπως «ανέπαφη» (π.χ. συναλλαγή ή επικοινωνία), «qrcode», «ψηφιακό» (π.χ. μενού, παραγγελία), σύντομα βρήκαν τη θέση τους μέσα στο εστιατόριο.

Τώρα λοιπόν είμαστε σε μία κατάσταση όπου σχεδόν όλες οι επιχειρήσεις εστίασης προσφέρουν delivery ή/και takeaway, δέχονται τηλεφωνικές παραγγελίες, δέχονται παραγγελίες από efood ή wolt, κάποιες έχουν δικούς τους οδηγούς, ίσως και τραπέζια, και καλούνται να ανταποκριθούν σε αυτή την πολυπλοκότητα με λιγότερο προσωπικό και σε πολλές φορές διευρυμένο ωράριο.

Τα προβλήματα

Παρόλο που η επιστροφή στην κανονικότητα θα εξομαλύνει σταδιακά τις ακραίες αυτές καταστάσεις, το σίγουρο είναι πως τρία πράγματα θα παραμείνουν.

Και αυτά είναι τα εξής:

Δυσκολία εύρεσης εξειδικευμένου προσωπικού, και υψηλότερες αμοιβές για να παραμείνει.

Πολλαπλά κανάλια λήψης παραγγελιών.

Ανάγκη του καταναλωτή για περισσότερη ψηφιοποίηση και αυτοματοποίηση.

Οι λύσεις

Ενα σύγχρονο εστιατόριο για να μπορεί να ανταποκριθεί σε αυτές τις προκλήσεις, θα πρέπει να διαθέτει το κατάλληλο μηχανογραφικό σύστημα.

Ωστε να επιτύχει:

Περισσότερη αυτοματοποίηση και σωστή πληροφορία για να κάνει το προσωπικό πιό εύκολα και καλύτερα τη δουλειά του.

Αυτόματη εισαγωγή των παραγγελιών στο σύστημα από κάθε κανάλι πώλησης και παρακολούθηση της πορείας τους μέχρι την πληρωμή και την παράδοση στον πελάτη.

Ειδικές εφαρμογές για τον καταναλωτή ώστε να δεί το μενού, παραγγείλει και να πληρώσει μόνος του από το κατάστημα αλλά και από το σπίτι του.

Πάμε λοιπόν να δούμε πώς αυτά μπορούν να γίνουν γίνουν πράξη, πώς μπορεί η μηχανοργάνωση να μας δώσει τις λύσεις και ποιές είναι αυτές.

Αυτόματη εισαγωγή παραγγελιών στο σύστημα

Η αυτόματη εισαγωγή των παραγγελιών στο σύστημα από κάθε κανάλι πώλησης δεν είναι πλέον πολυτέλεια αλλά ανάγκη.

Το προσωπικό κερδίζει πολύτιμο χρόνο και γίνεται πιό παραγωγικό.

Δεν γίνονται λάθη στην εισαγωγή των παραγγελιών.

Το κατάστημα δεν μπουκώνει σε ώρες αιχμής.

Παρέχονται περισσότερες πληροφορίες σε αναφορές σχετικά με την προέλευση των παραγγελιών.

Παρακολούθηση ολόκληρου του κύκλου της παραγγελίας

Ο ρόλος ενός σύγχρονου συστήματος δεν περιορίζεται απλά στην αποστολή της παραγγελίας στην κουζίνα. Απαιτείται παρακολούθηση των παραγγελιών σε όλα τα βήματα, από την ανάθεση της παραγγελίας στους οδηγούς μέχρι την επιστροφή τους και την πληρωμή των παραγγελιών.

Το προσωπικό γνωρίζει κάθε στιγμή σε ποιά φάση βρίσκεται η παραγγελία.

Παρακολουθώντας τους χρόνους των παραγγελιών, διασφαλίζεται ότι καμία παραγγελία δεν θα ξεχαστεί και ότι θα παραδοθούν στον κατάλληλο χρόνο.

Καλύτερος προγραμματισμός για τη διανομή τους.

Ελεγχος των χρημάτων.

Εφαρμογή οδηγού delivery

Στην περίπτωση που έχετε δικούς σας οδηγούς για την παράδοση των παραγγελιών delivery, η χρήση εξειδικευμένης εφαρμογής από τους οδηγούς προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα.

Επιπλέον, γίνεται παρακολούθηση του στόλου από το σύστημα.
Οι θέσεις των οδηγών και οι καταστάσεις των παραγγελιών ενημερώνονται στο POS σε πραγματικό χρόνο.

Οθόνες κουζίνας

Εαν έχετε πολλές παραγγελίες, τα χαρτάκια των εκτυπωτών στην κουζίνα είναι δύσκολα διαχειρίσιμα. Η χρήση οθονών κουζίνας κάνει πιό εύκολη τη δουλειά στην κουζίνα και επιπλέον το σύστημα ενημερώνεται όταν η παραγγελία είναι έτοιμη.

Μείωση λαθών

Μεγαλύτερη ταχύτητα και ευκολία

Παρακολούθηση χρόνων

Φορολογικές υποχρεώσεις

Οι συνεχώς αυξανόμενες πλέον απαιτήσεις του κράτους από τις επιχειρήσεις εστίασης, όπως η online διασύνδεση των φορολογικών μηχανισμών, τα διάφορα περιβαλλοντικά τέλη, το mydata, προσφέτουν νέες προκλήσεις όπως είναι:

Η σωστή φορολογική απεικόνιση των συναλλαγών.

Η αυτοματοποιημένη εισαγωγή των τελών όπου και όπως πρέπει.

Η «σε πραγματικό χρόνο» αποστολή των τιμολογίων στο mydata.

Ετσι κάθε επιχείριση χρειάζεται ένα μηχανογραφικό σύστημα το οποίο με φιλικό στο χρήση τρόπο θα καλύπτει με ασφάλεια και αξιοπιστία τις απαιτήσες αυτές.

Σύνδεση με τερματικά πληρωμών.

Οσο αυξάνεται η χρήση των πιστωτικών καρτών, τόσο πιό αναγκαία γίνεται και η διασύδεση των τερματικών πληρωμών με το σύστημα παραγγελιοληψίας.
Επιπλέον της μεγαλύτερης ταχύτητας συναλλαγής, ελαχιστοποιούνται τα λάθη και γίνεται πιό εύκολη η διασταύρωση των συναλλαγών και ο έλεγχος των χρημάτων.

Qrcode μενού και παραγγελία

Κάποια εστιατόρια κατά τη διάρκεια της πανδημίας, έβαλαν qrcode μενού στα καταστήματά τους. Υπάρχουν καταναλωτές που προτιμούν τη διάδραση αυτή με το κινητό τους τηλέφωνο και άλλοι που προτιμούν την άμεση επικοινωνία με τους σερβιτόρους.

Φυσικά οι σερβιτόροι δεν θα αντικατασταθούν ποτέ από την τεχνολογία, ούτε οι πελάτες θα το ήθελαν αυτό. Η νέα αυτή πραγματικότητα όμως μπορεί να έχει πλεονεκτήματα για όλους, καθώς ο σερβιτόρος μπορεί να εστιαστεί περισσότερο στην επικοινωνία με τον πελάτη και λιγότερο στην εισαγωγή της παραγγελίας και στην πληρωμή, κάτι που ο πελάτης μπορεί πλέον να κάνει και μόνος του.

Η τεχνολογία αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε τραπέζια όπου σε κάθε τραπέζι υπάρχει συγκεκριμένο qrcode που αντιστοιχεί στο τραπέζι αυτό, ή σε όρθιους οι οποίοι μπορούν να δούν το μενού και να παραγγείλουν περιμένοντας στην ουρά.

Online παραγγελιοληψία

Με τους συνεχείς περιορισμούς στους χώρους εστίασης και τα lockdown, το online delivery έδωσε ανάσα ζωής σε πολλές επιχειρήσεις. Οι διάφοροι πάροχοι online delivery αναμφισβήτητα αποτελούν μία εύκολη και γρήγορη λύση για τα περισσότερα εστιατόρια.

Και θα συνεχίσουν να αποτελούν μία σημαντική λύση, ειδικά για τις επιχειρήσεις που δεν μπορούν να προσφέρουν δικές τους υπηρεσίες delivery.

Η ανάγκη όμως για πιό στενή επαφή με τον καταναλωτή, όπως και οι μεγάλες προμήθειες στις παραγγελίες οδηγούν αρκετές επιχειρήσεις στην υλοποίηση δικών τους λύσεων ή/και εφαρμογών.

Εδώ, όπως είδαμε και πρίν, είναι σημαντικό το μηχανογραφικό σύστημα είτε να διαθέτει ενσωματωμένο σύστημα online παραγγελιοληψίας, είτε να μπορεί να δεχτεί μέσω κατάλληλου api τις παραγγελίες από άλλα συστήματα και πλατφόρμες.

kiosks

Αρκετές μεγάλες αλυσίδες τα τελευταία χρόνια χρησιμοποιούν κιόσκια κυρίως για μείωση του προσωπικού.

Εκτός όμως από αυτό το λόγο, ένα κιόσκι, αποτελεί ένα τρόπο να παρουσιάσετε ψηφιακά το μενού σας και να δώσετε στον πελάτη σας τη δυνατότητα να εξερευνήσει το μενού σε μεγαλύτερο βάθος, να παραγγείλει μόνος του, ακόμη και να πληρώσει με την πιστωτική του κάρτα.

Το κιόσκι δεν είναι απαραίτητα ένα ακριβό μεγάλο μηχάνημα που πιάνει πολύ χώρο, ένα tablet με ένα τερματικό πληρωμών δίπλα και ένα εκτυπωτή κάνει εξίσου τη δουλειά.

Πληροφορίες για τον πελάτη και προγράμματα loyalty

Καθώς η προσωπική επαφή με τον πελάτη μειώνεται και ο ανταγωνισμός αυξάνεται, είναι σημαντικό να χτίσετε μία πιό δυνατή σχέση με τον πελάτη σας.

Για να γίνει αυτό χρειάζεται να γνωρίζετε περισσότερα για αυτόν, να μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του και να τον ανταμείψετε για την προτίμησή του σε εσάς.

Ενα εύκολα προσβάσιμο πρόγραμμα επιβράβευσης, με αυτοματοποιημένη εξαργύρωση πόντων σε κουπόνια, το οποίο να δουλεύει μέσα από όλα τα κανάλια πώλησης είναι η καλύτερη λύση για να ισχυροποιήσετε τους δεσμούς σας με τους πελάτες σας.

Απομακρυσμένος έλεγχος

Κεντρικό σύστημα

Εαν έχετε μία αλυσίδα εστιατορίων ή μία επιχείριση franchise, είναι σημαντικό να έχετε ενιαίο κατάλογο για όλα τα καταστήματα με συγκεκριμένες τιμές και όλες οι αλλαγές να γίνονται σε κεντρικό επίπεδο ώστε να γνωρίσετε ακριβώς ποιά είδη πωλούνται και σε τί τιμή.

Επίσης εάν η παραμετροποίηση γίνεται κεντρικοποιημένα, μπορείτε να καθορίσετε ένα ενιαίο τρόπο λειτουργίας για τα καταστήματα, ώστε να είναι πιό εύκολο για τους χρήστες να λειτουργήσουν το σύστημα και να υπάρχει κοινή εμπειρία για τους πελάτες, π.χ. εκπτώσεις, προγράμματα επιβράβευσης, ψηφιακός κατάλογος κ.α.

Φυσικά είναι απαραίτητο όλα τα στατιστικά πωλήσεων να συγκεντρώνονται τελικά στο κεντρικό σύστημα για έλεγχο και ανάλυση.

και πάνω στον πανικό της δουλειάς ...

Σας τελειώνει κάποιο υλικό.

Το υλικό αυτό είναι συστατικό για διάφορα πιάτα, οπότε θα πρέπει να ενημερώσετε το σύστημα παραγγελιοληψίας, τα τερματικά των σερβιτόρων, το kiosk, το qrcode μενού σας, το website σας και τη Wolt ότι όλα αυτά τα πιάτα δεν είναι πλέον διαθέσιμα!

Πανικός;

Είναι δυνατόν με ΕΝΑ μόνο κλίκ πάνω στο συστατικό αυτό να ενημερωθούν όλα αυτά αυτόματα;

ΝΑΙ ΕΙΝΑΙ!

Είστε έτοιμοι να υποδεχτείτε το μέλλον;

Εμείς είμαστε.